COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Comunicación empresarial o corporativa es la comunicación que proviene de una empresa, ONG, organización o instituto y se dirige a sus distintos públicos-meta. Éstos pueden ser internos –empleados, accionistas, etc.- o externos (clientes, medios de comunicación, gobiernos, agrupaciones empresariales, universidades, público en general, etc.).

Comunicación empresarial, por tanto, sirve de vínculo entre una organización y sus públicos. Las organizaciones pueden comunicar a su público-meta a través de las relaciones públicas y la publicidad, mediante boletines de noticias, vídeos, gestión de crisis con los medios de comunicación, planificación de eventos especiales, la creación de valor del producto y la comunicación con accionistas, clientes o inversores.

Es también un punto estratégico para que ella este a flote una buena comunicación depende de los factores materiales que se le brinde al trabajador pues de ello depende la empresa para que el individuo tenga buenos ánimos y excelentes ideas que aportar en el empresa pues un trabajador estresado no rinde ni mucho menos tiene la capacidad de transmitir la información en óptimas condiciones, por eso las empresas deben aportar a esta persona algún incentivo pues esto lo ayuda a tener metas cuando esto lo hace la empresa hay una excelente comunicación obvio esta también el aporte de todos los que trabajan allí.

Estos son algunos de los factores que llevan a una buena comunicación en la empresa:

Una eficaz comunicación empresarial debe promover:

• Sólida cultura empresarial.
• Una identidad corporativa consistente.
• Una filosofía corporativa solvente.
• Auténtico sentido de la ciudadanía corporativa.
• Adecuada relación profesional con la prensa, incluyendo una rápida y fiable gestión de comunicación en crisis.
• Comprensión de las herramientas de comunicación y las nuevas tecnologías.
• Sofisticado uso de los instrumentos globales de comunicación

COMUNICACIÓN INTERNA EN LAS EMPRESAS

Dentro de la empresa debes estar preparado para manejar diversos tipos de comunicación. No caigas en el error de pensar que con sólo transmitir mensajes de arriba hacia abajo, a la manera típica de jefe a subordinado, tendrás resultados en organizaciones dinámicas y cambiantes como las que exigen los mercados actuales.

Una buena comunicación nunca debe ser sólo unidireccional, ya que perderías uno de los beneficios más importantes del proceso: la respuesta y la interacción.

La comunicación interna puede organizarse en tres tipos, teniendo en cuenta la dirección en que circulan los mensajes. Conocerlos te permitirá aplicar las herramientas más convenientes para cada uno, y así lograr una auténtica cultura de comunicación en tu empresa, que tenga en cuenta todas sus dimensiones.

Estos son los tres tipo de forma de comunicación en la empresa.

1. Comunicación descendente

Surge desde los directivos de la empresa y desciende a los distintos niveles de la pirámide jerárquica. Su finalidad es informar instrucciones, objetivos o políticas de la empresa.

Para este tipo de comunicación, seleccionar  las herramientas de acuerdo con se quiere transmitir y a quiénes va dirigido. Las más utilizadas en las empresas son:

• Manual del empleado
• Publicación institucional (revista, periódico)
• Carta al personal
• Reuniones informativas
• Entrevista
• Cartelera
• Circulares y correos electrónicos grupales

Sin embargo, se debe tener en cuenta que esta comunicación vertical y rígida tiende a quedar obsoleta antes los nuevos medios de comunicación y la cultura interactiva de las nuevas generaciones de trabajadores.

2. Comunicación ascendente

Son los mensajes que circulan de abajo hacia arriba en la empresa; nacen en la base de la organización y llegan a la alta dirección. Permite a los empleados plantear ideas y sugerencias, así como dar retroalimentación a la comunicación descendente.

Entre las herramientas más utilizadas para este tipo de comunicación figuran:

• Buzón de sugerencias
• Entrevista
• Intranet
• Correo electrónico
• Círculos de calidad
• Reuniones periódicas

3. Comunicación horizontal

Es la que existe entre personas o áreas de la empresa que se encuentran en el mismo nivel jerárquico; básicamente se da entredos. En esta categoría gran parte de la comunicación suele ser informal, a través relaciones de amistad y compañerismo. Cuando se fomenta desde la empresa, se promueve como pauta de trabajo la colaboración y el trabajo en equipo. Los instrumentos más adecuados son:

• Reuniones por departamentos o grupos de trabajo
• Sesiones informativas
• Correo electrónico
• Redes sociales
• Reuniones con otras divisiones (comunicación horizontal)

LA CARTA

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente. La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

En la antigüedad la carta se utilizaba para dar una información en la distancia, pues era el único medio de comunicación rápido que había en la época. En este tiempo era utilizada para contar un relato, una información de guerra, una carta de amor o un tipo de información básica para el receptor.

Hoy en día la carta lleva una información corta y concreta, pues ella genera un entendimiento exacto y se utiliza para elementos de oficina o de grado ejecutivo, como empresas, hospitales, clínicas entre otros.

La carta también es medio de testigo material ya que ya demuestra con una forma lo que el emisor escribió y lo que el remitente acepto.

una carta es un papel que porta un mensaje escrito y que, por lo general, suele introducirse dentro de un sobre para proteger su contenido. Las cartas son enviadas por un individuo a otro con la intención de transmitir un mensaje.

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

•  Formal: si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios; Es una carta dirigida a una persona que no conocemos o con quien no tenemos amistad. Es generalmente más breve, porque quien escribe tiene la intención de ser más preciso y concreto con lo que quiere decir. 

• Coloquial o informal: Esta va dirigida a amigos o compañeros se utiliza un lenguaje que ambos entienda y no es muy utilizada para informa algo de tipo formal pues esta es un tanto privada o de tipo personal.

• Familiar: Esta es utiliza con la mayor confianza posible ya que va dirigida a personas que nos conocen de hace mucho tiempo. Un ejemplo podría ser u hermano al otro lado del mundo.

En este caso esta ejemplo de carta puede usarse tanto informal como para familiar porque ambos tratan con una confianza y un lenguaje que solo ellos entienden.

• Extremadamente formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).

PARTES DE LA CARTA

En cualquier caso la carta debe llevar:

• Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige
• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
• Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.
• Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.
• Firma: debe ser una firma clara

LA CARTA TAMBIEN SE COMPONE 

•  Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
•   Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
•   Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la   carta (destinatario).
• Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
• Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
•  Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
•  Antefirma: razón social o denominación de la casa.
•  Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
• Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
• Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
• Oyente: quien es el que recibe el mensaje.
• Remitente: es quien envía la carta.

 LA CARTA Y SUS PARTES 

USOS DE LA CARTA

• Cartas de agradecimiento: Son aquellas en las que expresamos nuestras más sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada, por una hospitalidad recibida, etc.
• Cartas de disculpa: Aquellas cartas que escribimos para disculpar cierta incorrección, actitud o error cometido en el transcurso de un encuentro. Generalmente se da la razón por la que cometió el error o por la falta de asistencia.
• Cartas de solicitud: En determinadas ocasiones necesitamos información, datos sobre un producto o servicio, un empleo, etc. En todas ellas habrá que expresar de forma muy clara el objeto de la misma, de forma breve y clara.
• Cartas de felicitación: Si desarrollamos una mínima vida social, hay múltiples ocasiones en las que poder felicitar. Desde el nacimiento de un nuevo bebé, hasta un ascenso en el trabajo, la obtención de un título académico, etc. Aunque la mayoría de ellas comparten una estructura común, podemos encontrar diferentes maneras de expresarlo por medios escritos.
• Cartas de presentación: Se usan para darse a conocer en el nuevo entorno donde se va a desarrollar nuestra vida laboral o profesional.
• Cartas de invitación: Aunque lo habitual es confeccionar una "invitación" para la mayor parte de celebraciones, existen muchas otras ocasiones en que invitamos a un reducido grupo de amigos, familiares o compañeros de trabajo y no se hace necesaria tal formalidad.
• Carta de amistad: la que escribimos para un amigo o familiar y donde expresamos pensamientos, intenciones y emociones.

Estos son algunos usos de la carta, también podría decirse que la carta informa alguna novedad, puede también informar despidos, ascensos, reuniones, cambios en campo laboral, alguna noticia de aceptación o una mala noticia.

EL MEMORÁNDUM 

El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.

Ejemplo de un memorando 

 LA CIRCULAR 

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc. Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

TEMAS A TRATAR EN UNA CIRCULAR 

• Movimiento interno de los jefes de la institución
• Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
• Ascensos del personal que elabora en la empresa.

QUE PODEMOS COMUNICAR EN UNA CIRCULAR

• Cambios de horario.
• Rotación de jefes.
• Nombramiento de comisión reorganizadora.
• Ascensos del personal.
• Aplicación de encuesta.
• Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

USOS DE LA CIRCULAR 

Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas  del mismo rango).Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.Cuando la circular tiene un buen número de destinataros se recurre a la impresión mimeografiada o a copias  fotostáticas.

    

EL INFORME 

El concepto general de informe refiere a una declaración, escrita u oral, que describe las cualidades, las características y el contexto de algún hecho. Se trata, pues, de una elaboración ordenada basada en la observación y el análisis. La finalidad de elaborar un informe es sumamente variable, aunque siempre presupone la eventual necesidad de poner en conocimiento de otro/s algo sucedido.

En el informe escrito debe primar el lenguaje formal e informativo, con una fuerte carga de objetividad derivada de la idea de que lo que se brinda allí se corresponde con la realidad, y podría ser utilizado para conocer a fondo hechos ya sucedidos, y anticipar lo que aún no ocurrió. Suelen organizarse en torno a una estructura básica que incluye una introducción, en la que se explica brevemente de qué se tratará el informe, con una anticipación de lo que se pensaba que ocurriría y los objetivos preliminares. Luego apareced el cuerpo del informe, en el que se detalla la información principal, en muchos casos con subtítulos y elementos para textuales, y eventualmente, los pasos que fueron orientando la investigación por cierto camino. Luego de eso llegará la conclusión, que pondrá en consideración los resultados más importantes. Es imprescindible que al final de los informes aparezca la bibliografía, que detalla quienes aportaron los datos y de qué forma, con el fin de tener, además de los resultados, las fuentes que los proveyeron.

http://concepto.de/informe/

EL ACTA

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

Para registrar lo que va ocurriendo durante la reunión, suele designarse a alguna persona que toma nota de aquellos datos que deben ser especificados en un acta.

En este sentido, la mayoría de las veces se designa a una persona que posea conocimientos sobre la redacción y la presentación de este tipo de documentos, que en general suele ser el secretario o secretaria de la comisión, sea cual sea el tipo de organismo u organización de la cual estemos hablando.

FINALIDAD DEL ACTA 

El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.

Existen algunos elementos en común que poseen todas las actas: por ejemplo, todas ofrecen una visión o estructura general de lo ocurrido en la reunión, quienes han sido los participantes o asistentes, el detalle de las diferentes cuestiones o temas planteados, cuales han sido los debates, y las conclusiones de los mismos, determinando si tanto los convocantes como los convocados han arribado a un acuerdo, o no, acerca de las cuestiones que han sido planteadas durante su celebración.

ESTRUCTURA DEL ACTA

Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, así como unas fórmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes:

• Un título extenso en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha.

• Una introducción, en la que se hace constar los datos de la reunión. Ejemplo:

En Azua, a las 8 de la noche del día 14 de octubre de 1994, se reúnen los señores propietarios que a continuación se detallan...

• El orden del día, que es un breve guión del contenido de la reunión. Ejemplo:

lero. Lectura y aprobación del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta directiva.

• El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con mención de las personas que participan en cada caso.

ejemplo de un acta:

EL CORREO ELECTRÓNICO

Es nuestra dirección de correo en Internet. Para explicarlo de forma sencilla, es como si tuviésemos un apartado de correos tradicional. Supongamos que varias compañías dan servicio de apartado de correos a los usuarios. Si deseamos abrirnos uno, deberíamos escoger la compañía (llamémosla compañíaA) y una vez seleccionada escoger un número de apartado (o un nombre si dan esa posibilidad). Supongamos que tenemos el número 123. En ese caso, nuestra dirección sería el apartado de correos 123 en la compañía A. Para simplificar la notación, podríamos poner juntas las dos partes de la dirección separadas por un signo raro, que no se utilice, por ejemplo @ (arroba). Entonces la dirección de mi apartado de correos sería 123@compañíaA, y ya podríamos empezar a utilizarlo. Pues de forma parecida funciona el correo electrónico. Para entenderlo mejor podemos analizar una dirección de correo, tomemos por ejemplo guadalinex@yahoo.es. Las direcciones de correo tienen dos partes separadas por el símbolo @ (arroba). La primera parte indica nuestro nombre (nombre de usuario), en este caso guadalinex y la segunda parte es el dominio (yahoo.es), que hace referencia a la dirección de Internet en la que está el servidor de correo. Por ejemplo, la dirección pepe@terra.es hace referencia a la dirección de correo de un usuario llamado pepe y que se encuentra en terra.es. El usuario pepe sólo puede tener una cuenta de correo con ese nombre en Terra (no puede haber dos cuentas de correo con el mismo nombre), pero puede tener más cuentas de correo en otros servidores: pepe@yahoo.es, pepe@hotmail.com, ... Un usuario puede tener tantas cuentas como quiera y destinar unas a sus asuntos particulares y otras a los profesionales (por ejemplo). De igual forma, varios usuarios puede compartir un mismo ordenador y tener cada uno de ellos cuentas de correo distintas y privadas. Una diferencia que hay que resaltar entre el correo tradicional y el electrónico está en el envío de mensajes. Mientras que para mandar una carta de forma tradicional no es necesaria la dirección del remitente, para hacerlo usando el correo electrónico sí, hay que tener una cuenta de correo. Lo más importante, en realidad, es saber que una cuenta de correo es nuestro “buzón” para que nos envíen mensajes y para que nosotros podamos enviarlos a otras personas.

FUNCIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO 

el funcionamiento del correo electrónico es similar al del correo postal.ambos permiten enviar y recibir mensajes que llegan a destino gracias a la existencia de una dirección. el correo electrónico también tiene sus propios buzones: son los servidores que guardan temporalmente los mensajes que el destinatario los revisa.    

PARTES DE UN CORREO ELECTRÓNICO 

Un correo electrónico tiene tres partes básicas:

• El encabezado, un conjunto de líneas que contienen información sobre la transmisión del mensaje, tales como la dirección del remitente, la dirección del destinatario, o fechas y horas que muestran cuándo los servidores intermediarios enviaron el mensaje a los agentes de transporte (MTA), que actúan como una oficina de clasificación de correo. El encabezado comienza con una línea De y cambia cada vez que atraviesa un servidor intermediario. Usando los encabezados, se puede ver el camino exacto que recorrió el correo electrónico, y cuánto tiempo le llevó a cada servidor procesarlo.
• El mensaje, es lo que quieres dar a conocer 
• los campos del encabezado, un conjunto de líneas que describen las configuraciones del mensaje, tales como el remitente, el receptor, la fecha, etc.

un correo electrónico incluye por lo menos los siguientes tres encabezados:

• De: la dirección de correo electrónico del remitente
• A: la dirección de correo electrónico del destinatario
• Fecha: la fecha cuando se envió el mail

Puede contener los siguientes campos opcionales:

• Recibido: información diversa sobre los servidores intermediarios y la fecha cuando se procesó el mensaje.
• Responder a: un dirección para responder.
• Tema: el tema del mensaje
• ID del mensaje: una identificación única para el mensaje.

el cuerpo del mensaje, que contiene el mensaje, separado del encabezado por un salto de línea.El correo electrónico está compuesto por líneas de caracteres de 7 bits US-ASCII visualizables. Cada línea tiene como máximo 76 caracteres, por razones de compatibilidad, y termina con caracteres CRLF (\r\n).